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Statuts et règlements

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ARTICLE I : Définition

Nom :

Association des infirmières et infirmiers stomothérapeutes du Québec (AIISQ).

 

ARTICLE II : Buts

  • Maintenir et améliorer la qualité de vie et de soins dispensés aux personnes porteuses d’une stomie, d’une plaie ou ayant un problème de continence.
  • Maintenir et améliorer les compétences des infirmières stomothérapeutes du Québec.
  • Favoriser les échanges et les communications entre les membres.
  • Faciliter l’accès à l’information.
  • Tenir à jour une liste des membres au Québec.
  • Définir les rôles et responsabilités des infirmières stomothérapeutes.
  • Promouvoir et représenter la spécialité dans divers milieux.

 

ARTICLE III : Membres

Membre actif:

  • Infirmière, membre en règle de l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec, ayant complété une formation en stomothérapie reconnue par l’association canadienne des infirmières stomothérapeutes (ACS) ou World Council of Enterostomal Therapists (WCET). Il doit payer la cotisation annuelle. 

Membre étudiant :

  • L’étudiant en stomothérapie est membre pour la durée de sa formation. Il est exempté de payer la cotisation annuelle, n’a pas droit de vote, ne peut formuler d’amendement ni s’acquitter d’un poste au comité exécutif.

Membre retraité :

  • Actif: Tout membre en règle qui a pris sa retraite de son employeur, qui est intéressé et qui soutient les objectifs de l’association. Il doit payer la cotisation annuelle.
  • Non actif: Tout membre qui a pris sa retraite de son employeur, qui est intéressé et qui soutient les objectifs de l’association. Il ne paie pas de cotisation annuelle, n’a pas droit de vote, ne peut formuler d’amendement ni s’acquitter d’un poste au comité exécutif. Toutefois, il peut participer aux assemblées.

ARTICLE IV : Composition du comité exécutif

Présidente

  • Préside les assemblées générales et générales spéciales;
  • Prépare l’ordre du jour avec les membres du comité exécutif;
  • Distribue l’ordre du jour et le procès-verbal de la dernière assemblée et toute autre correspondance pertinente;
  • Présente un rapport annuel des activités de l’année aux membres lors de l’assemblée générale annuelle;
  • Cosigne les chèques avec un autre membre du comité exécutif;
  • S’assure du bon fonctionnement du comité exécutif et de ses comités ad hoc;
  • Veille à ce que le comité s’acquitte de ses devoirs et responsabilités;
  • Représente les membres de l’association et en est le porte parole officiel ou désigne une représentante parmi les membres.

Vice-présidente  

  • Seconde la présidente dans ses fonctions;
  • Remplace la présidente en son absence; dans ce cas, exerce tous les pouvoirs et assume toutes les fonctions de la présidente;
  • Rédige les procès verbaux des assemblées;
  • Cosigne les chèques avec un autre membre du comité exécutif.

Trésorière

  • Tient à jour un compte rendu de tous les avoirs, tous les reçus et toutes les dépenses de l’association;
  • Dépose tous les argents et les autres valeurs de l’association dans un compte établi au nom de l’association dans une institution financière désignée par le comité exécutif;
  • Présente un rapport financier annuel lors de l’assemblée générale annuelle;
  • Garde la liste des membres à jour et reçoit les nouvelles adhésions;
  • S’assure du renouvellement de l’adhésion à l’association et du paiement des cotisations des membres;
  • Cosigne les chèques avec un autre membre du comité exécutif;
  • Assume toutes autres fonctions que peut lui assigner le comité exécutif.

Directrice régionale à l’ACS

  • Représente les membres de l’AIISQ au conseil d’administration de l’ACS;
  • Assure le lien entre le conseil d’administration de l’ACS et les membres de l’AIISQ;
  • Assume toutes autres fonctions que peut lui assigner le comité exécutif de l’AIISQ.

Conseillère à la gestion du site web

  • Veille au bon fonctionnement du site web
  • Est le lien direct avec le designer du site web pour toute modification
  • Présente lors des assemblées un rapport faisant état des développements et changements du site web et recueille les suggestions des membres.
  • Assure la mise à jour du site conformément avec les activités de l’Association (date de l’AGA, procès-verbaux, comité exécutif, liste des membres) 30 jours avant les assemblées.
  • Mise à jour de la liste des entreprises partenaires (en collaboration avec la trésorière)
  • Mise à jour des évènements, documents cliniques et références
  • Mise à jour des liens avec les autres associations
  • Mise à jour de l’information au public

 

Rôle du comité exécutif

Le comité exécutif doit se réunir au moins deux (2) fois par année.

Les rencontres peuvent se faire sous forme de réunion, conférence téléphonique, téléconférence ou tout autre moyen électronique.

Les membres de l’AIISQ peuvent assister aux rencontres du comité exécutif sur invitation.

 

ARTICLE V : Assemblée générale et assemblée générale spéciale

Tenue

Une assemblée générale est tenue deux (2) fois par année dont une est une assemblée générale annuelle. Cette dernière doit avoir lieu au printemps de chaque année. Seuls les membres en règles tels que définis dans l’article III peuvent participer aux assemblées.

Des assemblées générales spéciales peuvent être convoquées :

  • par une demande écrite de 10 % des membres de l’association; par la présidente.

Seuls les membres (tels que définis à l’article III) peuvent participer aux assemblées générales.

 

 

Droit de vote

Seuls les membres en règle ont droit de vote.

 

Quorum

25 % des membres forment le quorum.

 

Convocation

Toute convocation à une assemblée est acheminée par courrier électronique au moins quatre (4) semaines avant l’assemblée ou par courrier postal à la demande d’un membre.

Toute convocation à une assemblée générale spéciale peut être faite verbalement, par téléphone ou courrier électronique au moins sept (7) jours avant l’assemblée.

 

Vote

Lors de l’assemblée, les décisions sont prises à majorité simple et à main levée sauf si un membre demande un vote secret.

 

ARTICLE VI : Élections

Ordre pour les élections

  • Présidente : années impaires
  • Vice-présidente : années paires
  • Trésorière : années paires
  • Conseillère à la gestion du site web : années impaires
  • Directrice régionale : selon les statuts et règlements de l’ACS

 

 

Durée des mandats

La présidente, la vice-présidente et la trésorière et la conseillère à la gestion du site web sont en poste pour un mandat de deux (2) ans. Ils peuvent poursuivre pour un second mandat de deux (2) ans mais ne peuvent être en place pour plus de deux (2) mandats consécutifs.

Lorsque le premier mandat prend fin, le titulaire de ce poste peut poursuivre pour un deuxième mandat sans obligation d’élection. Le titulaire du poste devra aviser par écrit la présidente du comité des élections 60 jours avant l’AGA, qu’il désire poursuivre son poste pour un deuxième mandat.

La présidente sortante demeure disponible pendant un an pour accompagner la nouvelle présidente selon les besoins.

Tout membre sortant de l’exécutif peut se représenter après une absence de deux (2) ans.

Toute vacance à un poste de membre élu au comité est comblée par résolution des membres demeurant en fonction pour la durée non écoulée du mandat du membre à remplacer. Une vacance constitue la démission, le décès ou la perte d’éligibilité d’un membre élu.

 

Comité de mise en candidature

Le comité de mise en candidature est composé de deux (2) membres dont l’un est président d’élection nommé par la présidente du comité exécutif. Pour être membre de ce comité, il faut :

  • être un membre votant en règle depuis au moins deux (2) ans avant l’élection;
  • ne pas faire partie du comité exécutif;
  • ne pas être candidat pour les élections.

Le dépouillement des votes est fait par les membres du comité d’élection.

La présidente d’élection dévoile le nom des candidats élus pour chacun des postes lors de l’assemblée générale annuelle.

Rôle du comité de mise en candidature :

  • solliciter les mises en candidature pour chacun des postes en élection à chaque année 60 jours avant la tenue des élections;
  • informer les candidats de leurs rôles et responsabilités tels que décrits à l’article IV;
  • obtenir de chaque candidat un consentement écrit pour sa mise en candidature trente (30) jours avant la tenue des élections lors de l’assemblée générale annuelle;
  • le consentement doit être envoyé par courriel aux deux membres du comité d’élection;
  • un courriel d’accusé de réception sera envoyé au candidat pour chaque mise en candidature reçue;

 

Votation

 

Les mises en candidature pour les postes au comité exécutif ainsi qu’un bulletin de vote seront envoyées par courrier électronique aux membres en règle ayant droit de vote au moins quarante-cinq (30) jours avant la tenue des élections lors de l’assemblée générale annuelle.

Les bulletins de vote sont retournés aux deux membres du comité d’élection par courriel au plus tard 72 heures avant l’assemblée générale annuelle ou déposés dans la boîte de scrutin lors de l’assemblée générale annuelle.

Un courriel d’accusé de réception sera envoyé pour chaque vote reçu.

La candidate qui a le plus grand nombre de vote à chacun des postes sera déclarée élu pour ce poste. Dans l’éventualité où il y a égalité entre les votes, il y aura un vote secret lors de l’assemblée générale annuelle.

S’il y a une seule candidate pour un poste en élection, elle sera déclarée élu par acclamation.

Dans l’éventualité où il n’y a pas de candidate avant l’assemblée générale annuelle, une période de mise en candidature est ouverte en début d’assemblée. Les conditions pour la tenue de ce vote tels le quorum et le droit de vote sont énumérées à l’article V.

 

 

ARTICLE VII : Cotisation

La cotisation annuelle est déterminée par le comité exécutif et votée par les membres à l’assemblée générale annuelle selon les besoins de l’association. Cette modification est effective l’année suivante.

L’année fiscale débute le 1er mai de l’année en cours et se termine le 30 avril de l’année suivante.

La date limite pour le paiement de la cotisation annuelle est la date de l’assemblée générale annuelle. Trente (30) jours après la tenue de cette dernière, les membres qui n’ont pas payés les frais de cotisation ne seront plus considérés comme membre en règle de l’association. Ils ne recevront plus aucune communication de la part de l’association.

Les membres absents à l’assemblée générale annuelle qui n’ont pas payé leur cotisation recevront un dernier avis dans les sept (7) jours suivants. Ils devront effectuer leur paiement dans un délai de trente (30) jours suivant l’assemblée générale annuelle. Au-delà de ce délai, ils ne seront plus considérés comme membre en règle de l’association et ne recevront plus aucune communication de la part de l’association

 

ARTICLE VIII : États financiers

Les membres votant approuvent les états financiers présentés par la secrétaire-trésorière lors de l’assemblée générale annuelle.

  • Normes de remboursement Lors de l’assemblée générale annuelle, les membres votant doivent approuver les modalités de remboursement des dépenses des membres du comité exécutif et des comités ad hoc.

 

ARTICLE IX : Dissolution

Advenant la dissolution de l’association, tous les biens restants après le paiement des dettes seront distribués à un organisme communautaire reconnu.

 

ARTICLE X : Comités ad hoc

Les comités ad hoc sont instaurés pour mener à terme un dossier spécifique ou pour faire des recommandations sur des sujets spécifiques. Ils sont créés suite à :

  • un vote du comité exécutif;
  • à la demande de la présidente;
  • une recommandation des membres lors d’une assemblée générale.

Un comité ad hoc peut être dissout par une recommandation du comité exécutif ou de l’assemblée générale ou lorsque son mandat n’est plus pertinent.

Chaque comité doit nommer une personne responsable. Celle-ci doit déposer un rapport annuel des activités au comité exécutif et le présenter aux membres lors de l’assemblée générale annuelle.

Les membres des comités ad hoc ne reçoivent pas de rémunération pour leurs services mais peuvent recevoir des compensations pour leurs dépenses.

 

ARTICLE XI : Amendements

Les présents statuts et règlements peuvent être amendés lors d’une assemblée générale par l’assentiment des deux tiers (2/3) des membres présents.